就業規則によるリスクヘッジ

近年、「モンスター社員」といった表現を、しばしば目にするようになりました。

いわゆる自己中心的な、取り扱いに苦労する問題社員を総称して、「モンスター社員」というようですが、このような社員は、決して珍しいものではなく、実際に多くの事業場から「モンスター社員」の取扱いについてご相談を頂いています。

人材の流動化が進み、中には、転職を重ねる度にわざと会社の揚げ足を取って、金銭的な要求を行うといった確信犯的な人も見られます。
例を挙げれば、上司の指示に正当な理由なく従わない、就業時間に携帯電話、携帯メールなどで、しばしば私的なムダ話をしている、他の社員との協調性を著しく欠き、自己中心的な言動に終始する、ときには声を荒立て、自己の主張のみに終始する、このようなモンスター社員に対し、対応を誤れば、相手の思う壺にはまってしまいます。

従業員側には、「職務に専念する義務」や「忠実に労務を提供する義務」など基本的な義務があるにもかかわらず、それを棚に上げて、会社側の対応に問題があったと主張してくるケースが後を絶ちません。

以前、「言ってはいけない事」と題し、予告なく解雇をすれば労基法に違反する旨のコラムを書きましたが、これは、代表的な対応ミスといえるでしょう。

問題社員に対して、「有効な手立ては何か?」といえば、「就業規則」における規定ということになります。
中には、「就業規則は従業員のためにある、従業員の権利を保障するためのものだ。」というように思われている向きもあるようですが、これは大きな間違いです。

確かに、就業規則には、労働者の権利について規定する部分もありますが、就業規則とは、労働契約の内容を逐一明らかにする書面であり、労使における権利・義務を明確にするといった基本的な役割があります。

当然、従業員に対して課せられる義務や禁止事項などを明確にし、義務違反者に対する制裁(懲戒)や、使用者側からの労働契約の終了(解雇)などについても、しっかり明記しておけば、問題の発生時に、その根拠を示し、然るべき対応が可能となるのです。
会社は、就業規則に根拠を置き、それに基づき、都度、然るべき制裁を与え、なお改善の見込がない場合には、解雇するといった手順を踏むことが肝心です。

「解雇は難しい。」といった誤解もありますが、解雇に関しては、労基法に定める要件を満たすことのほか、客観的、合理的な理由が必要となります。

したがって、就業規則中に、しっかりとした規定(理由)を置き、それを従業員に周知すること、さらに何か非違行為が行われた場合には、その事実に対応する規定を基に、然るべく制裁を行うことが、手順として求められます。

問題社員を放置すること、あるいは問題社員に揚げ足を取られ、金銭等を支払うことは、会社にいる善良な社員のモチベーションを低下させ、場合によっては、モンスター社員が蔓延る(はびこる)ことにもなりかねません。何より、善良な社員の流出は、会社にとって大きな痛手になります。

このようなことにならないよう、自社の就業規則において、従業員の遵守事項、禁止事項、それらに違反した場合についての制裁の程度、手続などをしっかりと規定し、隙を作らないことが、企業防衛の大きな一歩になるといえるでしょう。

労働基準監督署の臨検

労働基準監督官が事業場へ立ち入り、労働基準法、労働安全衛生法等に基づく法令違反を調査することを臨検といいます。
臨検には、

  1. 定期的な臨検
  2. 労働者からの申告
  3. 労働災害の発生による調査

などがありますが、近年では労働者からの申告により臨検調査が行われるケースが増加してきています。
臨検にあたっては、殆どの場合、あらかじめ日時の指定がなされてきますが、度重なる違反が認められ、再三の勧告にもかかわらず改善されない事業場などには、予告なしで臨検が行われる場合もあります。
臨検は、法令違反の是正を目的として行なわれます。
労働基準監督官が労働諸法令に違反する事実を認めた場合には、通常「是正勧告書」による勧告を行い、使用者に違反事実の是正を求めます。
是正勧告書には、根拠条文、違反事実の内容、是正期日などが記載されますが、決められた期日までに是正を行い、是正したことが認められる書類を添付した上で、「是正報告書」により報告しなければなりません。
臨検時に提出を求められる主な書類は次の通りです。

  1. 労働者名簿
  2. 出勤簿もしくはタイムカード
  3. 賃金台帳
  4. 就業規則、賃金規程(常時10人以上の労働者を使用する事業場)
  5. 労働条件通知書
  6. 定期健康診断結果
  7. 時間外・休日労働に関する労使協定書など

これらの書類は、すべて法で調整を求められている書類であり、これらの書類そのものがないという事業場では、即、整備することが求められます。

次に臨検時において指摘されやすい事項を並べてみます。

  1. 時間外労働の協定未締結、未届
  2. 時間外労働に対する割増賃金(残業代)の不払
  3. 雇い入れ時の労働条件の明示の不履行
  4. 就業規則や各種規程の未整備や変更した場合の未届
  5. 定期健康診断の未実施
  6. 労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、賃金台帳等の未整備や保存義務不履行など

臨検時に指摘された事項について是正を行い、期日までに報告することは先述のとおりですが、これを行わない場合や虚偽の事実を記載するなどの悪質な対応がなされた場合には、再調査や行政刑罰、逮捕、送検など、より大きな問題に発展する可能性があります。
また、賃金(残業代を含む。)の時効は2年間と定められています。
したがって、残業代の未払いなどが指摘された場合、最大2年間に遡って支払を命じられる場合もあり、経営に大きな影響を及ぼすことも考えられます。
日頃からしっかりとした管理を行っていれば、大きな問題になることはありませんが、臨検が行われた場合には、誠意を持って対応することが肝心です。
また、残念ながら指摘された事項があった場合には、その指摘事項は正に自社の問題であるということを認識し、しっかりと真摯に是正することが求められます。
是正を求められた事項によっては、労働時間や賃金制度など、企業の人事労務管理制度そのものを大幅に見直さなくてはならないケースも出てきます。
このような場合、付け焼刃的な対応で済ませてしまうと、後に大きな代償を支払うことにもなりかねず、自社の人事労務管理制度を抜本的に見直し、きちんとした対応をすることが求められます。
労働基準監督署から臨検の通知が来た場合には、慌てることなく、できるだけ早めに社会保険労務士に相談されるなどして、自社の労務管理における問題点をあぶりだすとともに、法令遵守を基本として、しっかりとした制度の再構築を行なうようにして下さい。
労働基準監督署の監督官も、真摯に是正に向けた取組みを行っていると認めれば、色々なアドバイスも含めて、自社の相談に乗ってくれるはずです。
「違反事項の取り締まり」と考えるのではなく、「改善に向けた指導」と考え、臨検に臨めば、自社のより良い制度構築の切掛けともなると考えます。

経営資源の中の「ヒト」を考える

昔から経営資源といえば、「ヒト、モノ、カネ」といわれ、最近ではこれに「情報」、「時間」、「ワザ」、「知恵」(知的財産)などを含めて経営資源とするケースもあるようです。
これらは全て、経営を行なう上で欠くことのできない資源であるということに異論を挟まれる方はないでしょう。
私は日頃からクライアントの方々に、「経営資源の中で唯一感情を持つものが「ヒト」なのです。」と申し上げています。

国語辞典によれば、感情とは「物事に感じて起こる気持ち。外界の刺激の感覚や観念によって引き起こされる、ある対象に対する態度や価値づけ。快・不快、好き・嫌い、恐怖、怒りなど」とされています。
社会や組織の中で生きて行く上では、快や好きのようないわゆる好感情だけではなく、ときに不快や嫌いといった悪感情を持たれることもあります。
これまで多くの労働相談を受けてきましたが、「感情のもつれ」が切っ掛けとなっているケースが多いと感じています。
お互いにうまく回っているうちは何でもないことであっても、ひとたび感情がもつれると全て悪になってしまう。
まして、感情に対して感情で応酬すれば、文字通り「泥仕合」の様相を呈してくるわけです。
お互いに「気持ちよく働いてもらいたい」、「気持ちよく働きたい」と思っていたはずが、些細なことから「泥試合」になってしまっては元も子もありません。
会社にしっかりとしたルールがあり、そのルールに沿って運用していれば、少なくとも「泥試合」にはならなかったであろうと思われるケースも少なくないのです。

会社のルールとは「就業規則」(賃金規定や旅費規程など、関連する規程の全てを含めて就業規則といいます。)です。
経営者の皆さんは、会社組織を運営して行く上で、就業規則の重要性を十分に理解されているでしょうか?
これまでには、就業規則を従業員のためにあるものと誤解されている方や、「就業規則は作っておらず、ルールはその都度決めています。」といった方、せっかくある就業規則を「従業員には見せていません」という方もいらっしゃいました。
就業規則には、従業員が守るべき事項や、それらに違反した場合の制裁についても記載しなくてはなりません。
私は、何か問題が生じたときに感情でなく、誠実に、しっかりとした根拠を示した上で相手に応えることこそ「泥仕合」を回避する手段であると考えます。

私は、就業規則は経営者の身を守るためにこそあると常々思っております。
人事労務に関するトラブルは感情的なしこりや金銭的な損失だけでなく、解決するまでの人的、時間的な面も含めた損失ばかりがかさみ、一銭の利益も生みません。
人事労務管理におけるリスクマネジメントの第一は就業規則の整備であると考えます。
無用なトラブルを回避し、余計な損失を生まないために、ぜひ一度、自社の就業規則の点検を行うことをお勧めします。